Gudang Logistik Ideal, Pastikan Aset Miliaran Aman Terkendali, Ini Rahasianya

BERITATERBERITA – Anda penasaran seperti apa sebetulnya gudang impian yang bisa bikin bisnis lancar jaya dan aset perusahaan bernilai miliaran rupiah aman terjaga.

Banyak pebisnis dan profesional logistik mencari tahu, bagaimana standar gudang yang bukan sekadar tempat simpan barang, tapi jadi penopang utama kesuksesan operasi.

Pengalaman bertahun-tahun di dunia pergudangan, seorang praktisi logistik bernama Budi Kris, alumni Universitas Gadjah Mada, membeberkan 5 kunci utama mewujudkan gudang yang ideal.

Ini rahasia yang perlu Anda simak.

Fondasi Kuat: Dukungan Penuh Pimpinan

Gudang handal bermula dari dukungan top management.

Ini krusial.

Sistem aliran barang, mulai dari masuk (inbound) sampai keluar (outbound), harus jelas dan efektif.

Ditambah lagi, perlu ada sistem pelacakan (tracking) yang rapi supaya barang gampang dicari dan cepat diambil tim gudang.

Konsep 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) atau 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin) sangat membantu di sini.

Misalnya, menata barang berdasarkan jenis atau kategori, memberi identitas jelas pada setiap lokasi simpan, dan memastikan lokasi fisik barang selalu update di sistem, baik itu spreadsheet sederhana atau sistem canggih seperti ERP gudang.

Lokasi dan identitas barang ini jantung operasional gudang.

Benteng Aman: Keamanan Canggih dan Budaya Sadar Safety

Keamanan gudang tak bisa ditawar.

Gudang ideal punya sistem keamanan mumpuni dan mengutamakan keselamatan kerja (safety).

Contoh terbaik bisa dilihat di IPB Promanufacture Indonesia atau Formulatrix di Jawa Tengah.

Perusahaan yang fokus produksi dan riset instrumen robotik bioteknologi ini memasang ratusan kamera CCTV di hampir setiap sudut area.

Akses CCTV ini bahkan terhubung ke ponsel pintar dan laptop para manajer divisi.

Keamanan diperketat akses pintu masuk khusus pakai RFID.

Koordinasi apik antar divisi juga menciptakan area terbatas di gudang, menghalangi orang sembarangan keluar masuk.

Jangan lupa, sarana K3 standar seperti detektor asap, alat pemadam api, dan alat kerja memadai wajib ada.

Keamanan fisik dan sistem jadi prioritas.

Stok Pas: Hindari Jebakan Over Stock yang Merugikan

Gudang ideal enggak menyimpan stok barang berlebihan.

Ini sering disebut over stock.

Kerugiannya fatal, mulai dari makan tempat sampai jadi dead stock.

Kuncinya koordinasi erat antara tim perencana produksi dan kendali stok (PPIC), tim pengadaan (purchasing), dan tim gudang itu sendiri.

Mereka harus sepakat soal jumlah safety stock.

Tujuannya, stok aman buat proses produksi, enggak bikin berhenti mendadak (downtime), tapi juga enggak menumpuk sampai gudang sesak.

Menghindari over stock sama dengan menyelamatkan keuntungan bisnis.

Sistem Otomatis: Administrasi Cepat, Akurat Pakai ERP

Administrasi keluar masuk stok gudang harus simpel dan akurat.

Sistem ERP jadi solusi jitu.

Yang penting, sistem ini praktis, akurat, bikin stok real-time, dan bisa diandalkan (reliable).

Banyak pilihan ERP, ada SAP, Bodoh ERP, Netsuite ERP, Scientek, Oracle Business Suite, iCount, atau bikin sistem sendiri.

Sistem bagus itu yang memudahkan kerja tim gudang, bukan malah bikin repot atau tumpang tindih (redenden).

Misalnya, enggak perlu banyak klik atau input data barang manual berkali-kali saat mengeluarkan stok untuk produksi.

Satu sistem terintegrasi itu kuncinya.

Tim Solid: SDM Berkualitas, Berintegritas, Rasa Memiliki Tinggi

Poin terakhir yang tak kalah penting adalah sumber daya manusia (SDM).

Tim gudang harus berkualitas, punya integritas, dan rasa memiliki (sense of belonging) tinggi.

Proses rekrutmen dan evaluasi kinerja harus ketat.

Cari karyawan yang teliti, cekatan, cepat belajar (fast learner), daya serap tinggi, punya etos kerja baik, dan bisa kerja sama tim.

Karyawan dengan rasa memiliki tinggi pasti kerja penuh tanggung jawab, loyal, dan berdedikasi.

Budi Kris sendiri menerapkan prinsip unik: menyaring kandidat dan mengevaluasi karyawan lewat jejak digital di media sosial dan perilaku di luar kantor.

Ini cara melihat karakter asli mereka: apakah suka mengeluh atau bersyukur, pemalas atau rajin, suka konflik atau menyukai persatuan dan bisa kerja sama dalam tim beragam latar belakang.

Selain paham standar kualitas perusahaan (misalnya ISO 9001), tim gudang perlu punya budaya kerja kuat: jujur, terbuka, teliti (serumis) demi akurasi stok, dan gerak cepat (gercep).

Ini ganti filosofi lama yang keliru, “ora usah ngoyo” atau “alon-alon waton kelakon”.

Penting juga pakta integritas, mengingat tim gudang mengelola aset bernilai sangat besar, bisa miliaran rupiah, yang wajib dipertanggungjawabkan.

Untuk meningkatkan kapabilitas tim, terapkan evaluasi skills matrix.

Tujuannya, karyawan enggak cuma jago di satu dua pekerjaan, tapi menguasai banyak aktivitas gudang.

Ini bikin tim solid dan bisa saling backup kalau ada anggota tim enggak masuk.

Makanya, Budi Kris lebih suka nama posisi umum seperti “WH Staff” dibanding spesifik seperti “Material Picker” atau “Warehouse Receiver”.

Peran Strategis Manajer dan Supervisor Gudang

Bicara SDM gudang ideal, peran pemimpinnya krusial.

Manajer gudang ideal sebaiknya enggak dibebani tugas rutin administrasi harian.

Kenapa?

Supaya mereka punya waktu berkualitas buat mikir (quality time for thinking).

Waktu ini dipakai merumuskan strategi, ide perbaikan terus-menerus (continuous improvement), memperbarui standar operasional prosedur (SOP), dan instruksi kerja (work instruction).

Manajer juga perlu waktu memantau timnya, bisa patroli langsung atau cyber patrol via CCTV, memastikan tim tetap di jalur (on track).

Serta membina, mengarahkan, dan memotivasi tim lewat pelatihan internal, evaluasi, reward, dan punishment demi mencapai target (KPI).

Supervisor gudang ideal perlu punya kombinasi skill administrasi, kerja fisik di lapangan, dan leadership.

Skill kepemimpinan ini mencakup problem solving, membagi dan mendelegasikan tugas, mendampingi kerja, dan menjaga hubungan baik antar anggota tim.

Integritas supervisor juga tinggi saat mengawasi.

Supervisi harus adil dan objektif, menghindari perasaan suka atau enggak suka pada anggota tim.

Pemaparan Budi Kris, praktisi yang malang melintang di dunia pergudangan sejak 2014, memberi gambaran jelas ekspektasi gudang yang baik dan ideal.

Mungkin kondisi gudang di perusahaan Anda belum sempurna, tapi yang penting ada niat baik (goodwill) dan terus bergerak melakukan perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) menuju kondisi ideal itu. (Red)